OK
Wydział Organizacji i Kadr
Naczelnik wydziału: Aleksandra Frydrych
tel. (46) 874-11-10
tel. (46) 816-60-97
mail: sekretarz@powiat-brzeziny.pl
SEKRETARIAT:
tel. (46) 874-11-11
tel. (46) 816-60-85
1. Do zadań Wydziału w zakresie spraw organizacyjnych należy w szczególności:
1) opracowywanie projektu statutu, regulaminu organizacyjnego oraz regulaminu pracy Starostwa oraz ich nowelizacja;
2) przygotowywanie lub nadzorowanie prawidłowego i terminowego opracowywania projektów uchwał na sesje Rady, posiedzenia Zarządu i komisji;
3) opracowywanie okresowych sprawozdań z działalności Zarządu na potrzeby Rady;
4) prowadzenie sekretariatu Starosty i Wicestarosty;
5) wykonywanie obsługi organizacyjnej narad, spotkań itp. z udziałem Starosty lub Wicestarosty;
6) prowadzenie rejestru skarg, petycji i wniosków składanych w Starostwie;
7) prowadzenie zbioru upoważnień do załatwiania spraw w imieniu Starosty i Zarządu;
a) prowadzenie spraw w zakresie oświadczeń majątkowych członków Zarządu, Sekretarza, Skarbnika, kierowników jednostek organizacyjnych Powiatu, osób zarządzających i członków organu zarządzającego powiatową osobą prawną oraz osób wydających decyzje administracyjne w imieniu Starosty,
b) gromadzenie i ewidencjonowanie oświadczeń majątkowych i przedkładanie ich do oceny Staroście;
8) udostępnianie informacji w ramach dostępu do informacji publicznej;
9) prowadzenie spraw związanych z udostępnianiem i wykorzystywaniem herbu i flagi Powiatu;
10) organizacyjna obsługa wyborów i referendów;
11) koordynowanie czynności planowania i przeprowadzania procedur zamówień publicznych;
12) koordynowanie udzielania zamówień publicznych oraz prowadzenie rejestru udzielanych zamówień publicznych;
13) przygotowywanie sprawozdań i informacji dotyczących zamówień publicznych.
2. Do zadań Wydziału w zakresie kadr i szkolenia należy w szczególności:
1) prowadzenie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkami pracy w tym prowadzenie akt osobowych pracowników Starostwa i kierowników jednostek organizacyjnych Powiatu;
2) wystawianie zaświadczeń o zatrudnieniu, legitymacji służbowych i prowadzenie stosownych rejestrów;
3) prowadzenie dokumentacji dotyczącej wynagrodzeń i innych świadczeń pieniężnych przyznawanych pracownikom Starostwa, w tym nagród jubileuszowych i dodatkowych wynagrodzeń rocznych;
4) prowadzenie naborów na stanowiska urzędnicze zgodnie z ustawą o pracownikach samorządowych w tym organizowanie i przygotowywanie konkursów na wolne stanowiska urzędnicze;
5) prowadzenie spraw związanych ze służbą przygotowawczą urzędników Starostwa;
6) prowadzenie spraw rentowych i emerytalnych pracowników Starostwa;
7) kontrola wykorzystywania urlopów;
8) organizowanie i koordynowanie dokonywania ocen kwalifikacyjnych pracowników;
9) prowadzenie spraw związanych z przyznawaniem odznaczeń dla pracowników Starostwa i kierowników jednostek organizacyjnych;
10) organizowanie szkoleń i instruktaży, w tym z zakresu bhp i ppoż.;
11) sprawowanie nadzoru nad przestrzeganiem dyscypliny pracy;
12) prowadzenie spraw związanych z odpowiedzialnością dyscyplinarną pracowników;
13) opracowywanie analiz i informacji oraz sporządzanie sprawozdań w sprawach kadrowych;
14) obsługa spraw dotyczących składania oświadczeń majątkowych, o prowadzeniu działalności gospodarczej i innych;
15) prowadzenie spraw socjalnych pracowników Starostwa;
16) prowadzenie spraw związanych z praktykami i stażami odbywanymi w Starostwie;
17) współpraca z Powiatowym Urzędem Pracy w Brzezinach w zakresie organizowania prac z wykorzystaniem środków Funduszu Pracy.
3. Do zadań Wydziału w zakresie obsługi informatycznej Starostwa należy wdrażanie komputeryzacji i postępu technicznego w działalności Starostwa, a w szczególności:
1) planowanie i dokonywanie zakupów sprzętu komputerowego i programów komputerowych oraz koordynowanie tych zakupów realizowanych przez inne wydziały;
2) nadzór nad bieżącą eksploatacją sprzętu informatycznego;
3) administrowanie bazami danych oraz zapewnienie ich ochrony w tym wykonywanie zadań administratora bezpieczeństwa informacji;
4) współuczestniczenie w opracowywaniu koncepcji komputeryzacji nowych dziedzin i wydziałów oraz wdrażanie nowych systemów i programów oraz technik i informatycznych;
5) administrowanie siecią informatyczną Starostwa;
6) prowadzenie ewidencji sprzętu komputerowego i oprogramowania;
7) instalowanie i konfigurowanie stanowisk komputerowych oraz przydzielanie praw
do korzystania z zasobów sieciowych;
8) zabezpieczenie ciągłości funkcjonowania infrastruktury informatycznej;
9) obsługiwanie strony internetowej Powiatu i strony Biuletynu Informacji Publicznej oraz nadzorowanie prowadzenia tych stron przez jednostki organizacyjne Powiatu.
4.Wydział obsługuje organy Powiatu i zapewnia wykonywanie zarządzeń Starosty, a w szczególności:
1) zapewnia merytoryczną i techniczno-organizacyjną obsługę Rady, Zarządu i komisji;
2) współdziała w przygotowywaniu projektów uchwał Rady i Zarządu;
3) współdziała w przygotowywaniu projektów zarządzeń Starosty;
4) gromadzi i przekazuje materiały radnym;
5) ewidencjonuje uchwały Rady i Zarządu i zarządzenia Starosty oraz przekazuje je do realizacji;
6) przekazuje organom nadzoru uchwały Rady;
7) ewidencjonuje zapytania, interpelacje i wnioski radnych, przekazuje je właściwym komórkom organizacyjnym i nadzoruje ich terminowe załatwienie;
8) przekazuje uchwały, wnioski, postanowienia, opinie i inne dokumenty do wiadomości i realizacji Zarządowi oraz innym podmiotom;
9) prowadzi rejestry:
a) uchwał Rady i Zarządu,
b) zarządzeń Starosty,
c) wniosków i opinii komisji,
d) interpelacji i wniosków radnych,
e) aktów prawa miejscowego,
f) skarg,
g) petycji;
10) sporządza dokumentację z posiedzeń Rady, Zarządu oraz komisji;
11) przygotowuje projekty pism, odpowiedzi i wyjaśnień oraz przedkłada je do podpisu Przewodniczącemu Rady;
12) zapewnia radnym pomoc w sprawach związanych z wykonywaniem mandatu;
13) nalicza należne diety;
14) prowadzi sprawy oświadczeń majątkowych radnych;
15) ewidencjonuje i prowadzi sprawy skarg, petycji i wniosków kierowanych do Rady i przewodniczącego Rady;
16) przedkłada uchwały Rady, uchwały Zarządu i zarządzenia Starosty do publikacji w Biuletynie Informacji Publicznej Powiatu, na stronie internetowej Powiatu i tablicy ogłoszeń.
5.Do zadań Wydziału w zakresie spraw administracyjnych i ogólnogospodarczych należy
w szczególności:
1) administrowanie lokalami biurowymi i gospodarczymi zajmowanymi przez Starostwo;
2) przeprowadzanie okresowych inwentaryzacji środków trwałych;
3) gospodarowanie i znakowanie środków trwałych oraz wyposażenia Starostwa, planowanie i zapewnienie wykonywania bieżących napraw, konserwacji i remontów urządzeń biurowych, lokali i budynków;
4) zapewnienie ochrony i nadzoru nad mieniem Starostwa i Powiatu;
5) wdrażanie i nadzorowanie stosowania instrukcji kancelaryjnej, archiwalnej i jednolitego rzeczowego wykazu akt;
6) zaopatrzenie pracowników Starostwa w materiały, sprzęt i urządzenia biurowe niezbędne
do prawidłowego wykonywania zadań;
7) gospodarowanie środkami rzeczowymi, drukami i formularzami, odzieżą i sprzętem ochronnym;
8) gospodarowanie taborem samochodowym w tym prowadzenie ewidencji i weryfikacji kart drogowych;
9) prowadzenie rejestru umów, których stroną jest Powiat;
10) prowadzenie spraw dotyczących tablic i pieczęci;
11) zapewnienie publikacji aktów prawa miejscowego, informacji o charakterze publicznym i innych wymagających publikacji;
12) prowadzenie archiwum zakładowego;
13) ubezpieczanie i zabezpieczenie mienia oraz ochrona pomieszczeń zajmowanych przez Starostwo;
14) utrzymanie pomieszczeń starostwa w należytym stanie technicznym, estetycznym
i sanitarno - porządkowym;
15) zapewnienie ochrony przeciwpożarowej oraz przestrzegania przepisów dotyczących porządku, bezpieczeństwa i higieny pracy;
16) zabezpieczenie łączności telefonicznej, telefaksowej i alarmowej;
17) wykonywanie obsługi kancelaryjnej Starostwa;
18) zabezpieczenie informacji wizualnej dla interesantów;
19) prenumerata czasopism.
6. Do zadań Wydziału Organizacji i Kadr w zakresie zamówień publicznych przy udziale właściwych wydziałów przygotowujących merytoryczną część opisową (opis przedmiotu zamówienia, szacowanie przedmiotu zamówienia, termin wykonania, wymagania wobec wykonawcy, w tym warunki udziału w postępowaniu, kryteria oceny ofert z uwzględnieniem wag poszczególnych kryteriów, inne dane szczegółowe niezbędne do udzielenia i wykonania zamówienia) oraz Wydziału Finansowego należy w szczególności:
1) przygotowywanie i prowadzenie proceduralnej części postępowania o udzielenie zamówienia publicznego;
2) przygotowanie projektów wewnętrznych aktów prawnych regulujących sprawy organizacyjne w postępowaniach o zamówienia publiczne;
3) opracowywanie rocznych planów zamówień publicznych;
4) prowadzenie dokumentacji związanej z zamówieniami publicznymi, w tym rejestru zamówień na roboty budowlane, usługi, dostawy, rejestru umów;
5) sporządzanie rocznych zbiorczych sprawozdań z zamówień udzielonych przez Zarząd Powiatu i jednostki organizacyjne Powiatu, dla których postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego prowadzi pracownik (komórka organizacyjna) Wydziału Organizacji i Kadr;
6) koordynowanie i przeprowadzanie postępowań w sprawach o udzielanie zamówień publicznych (roboty budowlane, usługi, dostawy);
7) przygotowywanie umów z wykonawcami wyłonionymi w wyniku prowadzonych postępowań o udzielenie zamówienia publicznego oraz koordynowanie ich zawierania;
8) prowadzenie pomocy prawnej i kontroli w jednostkach organizacyjnych Powiatu w zakresie ustawy Prawo zamówień publicznych oraz regulaminu udzielania zamówień;
9) zamieszczanie w Biuletynie Informacji Publicznej bieżących informacji dotyczących zamówień publicznych;
10) koordynowanie:
a) działań związanych z realizacją udzielonych zamówień publicznych,
b) działań związanych z należytym wykonywaniem uprawnień zamawiającego wynikających z zawartej umowy i obowiązujących przepisów prawa, po wykonaniu przedmiotu umowy,
c) uprawnień zamawiającego wynikających z niewykonania lub nienależytego wykonania przedmiotu umowy;
11) ewidencjonowanie realizacji udzielanych zamówień publicznych zarówno w zakresie rozliczeń finansowych oraz w zakresie postępu rzeczowego i innych spraw dotyczących zamówień publicznych, ze szczególnym uwzględnieniem przeglądów gwarancyjnych, kar umownych, zamówień realizowanych części i innych istotnych kwestii dla danego zamówienia.
7. Do zadań Wydziału w zakresie pozyskiwania funduszy zewnętrznych należy w szczególności:
1) prowadzenie i aktualizacja banku informacji o funduszach pomocowych poprzez gromadzenie i aktualizowanie informacji związanych z możliwościami pozyskiwania tych funduszy;
2) monitorowanie programów pomocowych i inicjatyw wspólnotowych Unii Europejskiej dla określenia możliwości pozyskania wsparcia Powiatu;
3) wyszukiwanie i dostosowanie działań, w tym przygotowywanie wniosków i innych materiałów dla potrzeb pozyskiwania zewnętrznych funduszy pomocowych i grantów;
4) współdziałanie z innymi wydziałami i jednostkami organizacyjnymi Powiatu w zakresie pozyskiwania środków z funduszy pomocowych;
5) wyszukiwanie zewnętrznych źródeł finansowania dla przedsięwzięć inwestycyjnych i remontowych w Powiecie;
6) opracowywanie wniosków w ramach Narodowej Strategii Spójności;
7) udzielanie konsultacji jednostkom organizacyjnym Powiatu w zakresie pomocy przy merytorycznym przygotowywaniu wniosków;
8) prowadzenie konsultacji w zakresie prawidłowości realizacji projektów pod kątem wymogów Unii Europejskiej;
9) prowadzenie ewidencji składanych wniosków;
10) współpraca z jednostkami samorządu terytorialnego oraz instytucjami zarządzającymi wdrażaniem środków unijnych, w tym z Urzędem Marszałkowskim w Łodzi.